Insellösungen oder All-in-One-ERP: was der Tool-Zoo wirklich kostet

Ein Programm für Rechnungen, eines für die Zeiterfassung, dazu ein Ticketsystem, das Onlinebanking und eine Excel-Liste für alles, was nirgends hineinpasst. So sieht die Softwarelandschaft in vielen mittelständischen Unternehmen aus. Geplant hat das niemand. Es ist über Jahre gewachsen, und jedes einzelne Werkzeug war zu seiner Zeit eine vernünftige Entscheidung. Teuer wird es an den Stellen dazwischen.

Wie der Tool-Zoo entsteht

Am Anfang steht meist ein konkretes Problem. Die Buchhaltung braucht ein Rechnungsprogramm, der Vertrieb später ein CRM, der Support ein Postfach mit Ticketnummern. Jede Abteilung sucht sich das Werkzeug, das ihr Problem am besten löst, und das ist zunächst auch richtig. Nach einigen Jahren stehen dann fünf oder mehr Systeme nebeneinander, jedes mit eigener Kundenliste, eigenen Benutzern und eigener Logik. Was fehlt, ist die Verbindung.

Wo die Kosten tatsächlich entstehen

Die Lizenzgebühren stehen auf der Rechnung und sind schnell addiert. Die größeren Posten tauchen in keiner Kostenstelle auf.

Doppelte Datenpflege

Ein neuer Kunde wird im CRM angelegt, im Rechnungsprogramm noch einmal und im Ticketsystem ein drittes Mal. Ändert sich die Anschrift, muss jemand an alle drei Stellen denken. In der Praxis geschieht das selten vollständig, und irgendwann geht eine Rechnung an die alte Adresse.

Medienbrüche

Zwischen zwei Systemen steht fast immer ein Mensch, der abtippt, exportiert oder kopiert. Stunden aus der Zeiterfassung werden für die Rechnung in eine Tabelle übertragen. Zahlungseingänge werden vom Kontoauszug abgelesen und im Rechnungsprogramm von Hand als bezahlt markiert. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Besonders ärgerlich wird es, wenn geleistete Stunden auf dem Weg zur Rechnung verloren gehen. Dann fehlt Umsatz, ohne dass es jemand bemerkt.

Keine gemeinsame Sicht

Wie viel Umsatz macht ein Kunde, wie viele offene Tickets hat er, und ist die letzte Rechnung bezahlt? Wer dafür drei Programme öffnen muss, stellt die Frage irgendwann nicht mehr. Auf Ebene der Geschäftsführung ist es dasselbe: Kennzahlen entstehen als Monatsauswertung in Excel, zusammengetragen aus mehreren Exporten, und sind schon veraltet, wenn sie fertig sind.

Schnittstellen und Verwaltung

Lassen sich zwei Werkzeuge koppeln, muss jemand die Schnittstelle einrichten, überwachen und nach Updates wieder zum Laufen bringen. Dazu kommen für jedes System eigene Zugänge, eigene Berechtigungen, in der Regel ein eigener Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein eigener Ansprechpartner im Störungsfall. Verlässt jemand das Unternehmen, müssen fünf Konten gesperrt werden statt eines.

Eine kurze Rechnung für den eigenen Betrieb

Pauschale Prozentwerte helfen hier wenig, denn die Lage ist in jedem Unternehmen anders. Aufschlussreicher ist eine eigene Bestandsaufnahme. Dafür genügen ein paar Fragen:

• Welche Systeme sind im Einsatz, und was kosten sie zusammen im Monat?
• An wie vielen Stellen wird derselbe Kunde, Artikel oder Mitarbeiter gepflegt?
• Welche Daten werden regelmäßig von Hand von einem System ins andere übertragen, und wie viele Stunden pro Woche kostet das?
• Wie lange dauert es, bis eine geleistete Stunde auf einer Rechnung steht?
• Wer weiß, wie die Schnittstellen funktionieren, und wer vertritt diese Person?

Multiplizieren Sie die Stunden aus der dritten Frage mit einem internen Stundensatz und rechnen Sie das Ergebnis auf ein Jahr hoch. Diese Zahl ist meist das stärkste Argument, in die eine wie in die andere Richtung.

Wann Insellösungen trotzdem die richtige Wahl sind

Ein integriertes System ist kein Selbstzweck. Für sehr spezielle Aufgaben, etwa eine Konstruktionssoftware oder eine branchenspezifische Fachanwendung, ist ein Spezialwerkzeug oft überlegen, und kein ERP wird es ersetzen. Auch sehr kleine Betriebe mit zwei oder drei Programmen und wenigen Berührungspunkten kommen damit gut zurecht.

Als Faustregel gilt: Je häufiger dieselben Daten durch mehrere Hände und Systeme laufen, desto mehr lohnt sich die Integration. Kaufmännische Kernprozesse wie Angebot, Auftrag, Rechnung, Zahlung, Zeit und Personal hängen eng zusammen und gehören deshalb zu den ersten Kandidaten.

Was sich mit einem System ändert

Unsere Unternehmenssoftware dCM ist als kompaktes ERP für den Mittelstand genau für diese Kernprozesse gebaut. Alle Module arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Einige Beispiele aus dem Alltag:

• Projektzeit wird zur Rechnung: Erfasste Stunden lassen sich direkt als Ausgangsrechnung an den Kunden abrechnen, ohne Umweg über eine Tabelle.
• Bankumsätze finden ihren Beleg: Kontobewegungen werden per FinTS abgerufen und automatisch den passenden Belegen zugeordnet.
• E-Mails werden zu Vorgängen: Eingehende Nachrichten landen als Ticket im System und werden über die Absenderadresse dem Kunden zugeordnet.
• Der Kunde auf einen Blick: Aufträge, Belege, Tickets und Anrufe erscheinen in einer gemeinsamen Kundenansicht.
• Reisekosten ohne Abtippen: Genehmigte Abrechnungen werden als Eingangsrechnung in die Buchhaltung übernommen.
• Kennzahlen aus einer Quelle: Im BI-Cockpit dream Vision laufen Umsatz, offene Posten und Liquidität zusammen. Wie die rollierende Planung funktioniert, beschreibt unser Beitrag zur Liquiditätsplanung.

dCM ist modular aufgebaut: Sie aktivieren nur die Bausteine, die Sie brauchen. Für den Steuerberater gibt es einen DATEV-Export. Hosting, Updates und Support sind enthalten, betrieben wird die Software in deutschen Rechenzentren.

Der Umstieg muss kein Stichtag sein

Der häufigste Einwand gegen eine Konsolidierung ist die Sorge vor dem harten Schnitt. Sie ist berechtigt, denn niemand möchte mitten im Geschäftsjahr alles gleichzeitig umstellen. Sinnvoller ist ein schrittweises Vorgehen: mit dem Bereich beginnen, in dem die Reibung am größten ist, und weitere Module später zuschalten.

Für Unternehmen, die heute mit c-entron oder der Auftragsbearbeitung von Hamburger Software arbeiten, bringt dCM Connectoren mit, die Kunden, Belege und Zahlstatus synchronisieren. Beide Systeme können so parallel laufen, bis der Wechsel passt. Zum Ausprobieren gibt es einen kostenlosen Einstiegstarif.

Fazit

Ob fünf Werkzeuge oder eines besser sind, entscheidet nicht die Zahl der Programme, sondern die Arbeit zwischen ihnen. Wer einmal aufschreibt, wo Daten doppelt gepflegt und von Hand übertragen werden, sieht schnell, ob der Tool-Zoo nur unübersichtlich ist oder tatsächlich Geld kostet. Im zweiten Fall lohnt sich der Blick auf ein integriertes System.

Alle Beiträge